{"id":18564,"date":"2019-11-06T06:00:36","date_gmt":"2019-11-06T05:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=18564"},"modified":"2022-04-28T11:37:22","modified_gmt":"2022-04-28T09:37:22","slug":"rimborso-spese-dipendenti-guida","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/rimborso-spese-dipendenti-guida\/","title":{"rendered":"Rimborso spese dipendenti: una guida pratica"},"content":{"rendered":"<p>Quando un dipendente deve recarsi in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro per ragioni aziendali, si parla di <strong>trasferta<\/strong>. In questo caso al lavoratore spetta <strong>un rimborso delle spese sostenute<\/strong>, che il datore di lavoro deve inserire in busta paga. In questa guida analizzeremo nel dettaglio quali sono<strong> i tipi di rimborso<\/strong> cui l\u2019azienda pu\u00f2 ricorrere, le loro caratteristiche e il regime fiscale di ciascuno.<\/p>\n<h3>Rimborso spese: cosa dice la legge<\/h3>\n<p>Il Testo unico delle imposte sui redditi (d.P.R. n. 917\/1986) all\u2019articolo 55 stabilisce che il datore di lavoro pu\u00f2 servirsi di uno di questi <strong>tre sistemi di rimborso<\/strong> per le trasferte dei dipendenti:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>il sistema di rimborso spese forfettario;<\/strong><\/li>\n<li><strong>il sistema di rimborso a pi\u00e8 di lista o analitico;<\/strong><\/li>\n<li><strong>il sistema di rimborso misto.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Puoi scegliere uno qualsiasi di questi sistemi, ma <strong>nel caso di trasferte di pi\u00f9 giorni<\/strong> non puoi adottarne uno diverso per le singole giornate. Nei prossimi paragrafi ti spiegheremo in cosa consistono questi sistemi e qual \u00e8 il regime fiscale di ciascuno, sia dal punto di vista del dipendente che da quello aziendale. In questo modo avrai tutti gli strumenti per scegliere quello che meglio si adatta alle tue necessit\u00e0.<\/p>\n<h3>Il sistema di rimborso spese forfettario<\/h3>\n<p>Il rimborso spese forfettario \u00e8 forse uno dei pi\u00f9 semplici da gestire dal punto di vista amministrativo perch\u00e9 <strong>non c\u2019\u00e8 documentazione da analizzare ed archiviare<\/strong>. Il lavoratore non deve infatti presentare alcuna ricevuta delle spese di vitto e alloggio sostenute in trasferta. Le spese di viaggio e trasporto (anche nella forma del rimborso chilometrico) non rientrano nel rimborso spese forfettario, ma possono aggiungersi ad esso.<\/p>\n<p>Se opterai per questo sistema, dovrai versare <strong>una somma forfettaria per ogni giorno di trasferta<\/strong> effettuato dal lavoratore. L\u2019importo minimo della somma \u00e8 di solito stabilito dai contratti collettivi nazionali di lavoro (gli accordi presi a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e le aziende), l\u2019importo massimo \u00e8 a tua discrezione.<\/p>\n<a class=\"cta-container\" data-click-cta=\"dic-01\" href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/?utm_source=danea&utm_medium=banner&utm_campaign=danea-blog-articoli-hr\"><div style=\"background-color: #0052cc; color: #fff; margin: 1em 0;\">\r\n  <div class=\"row\" style=\"padding: 1em;\">\r\n    <div class=\"col-md-6\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/img-banner-blog-dic.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"padding-top: 1em\">\r\n    <\/div>\r\n    <div class=\"col-md-6\" style=\"padding-right: 0.8em; padding-left: 0.5em;\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" width=\"150\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/logo-dic-orizzontale-2024.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"margin-top: 5px; margin-bottom:5px\">\r\n      <br>\r\n      <p><span style=\"font-size: 17px\">\r\n        Gestire i dipendenti \u00e8 facile, basta usare lo strumento giusto!<\/span>\r\n      <br>\r\n       <span style=\"font-size: 15px\">\r\n       Presenze, piani ferie, note spese... e molto altro!<\/span>\r\n      <\/p>\r\n      <div>\r\n        <span class=\"btn btn-banner-green\">\r\n          PROVALO GRATIS ORA <i class=\"fa-solid fa-arrow-right\"><\/i>\r\n        <\/span>\r\n      <\/div>\r\n    <\/div>\r\n  <\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/a>\n<p>Vediamo ora qual \u00e8 il regime fiscale previsto per questo tipo di rimborso per il lavoratore.<\/p>\n<p>Per le<strong> trasferte nel territorio comunale<\/strong>, qualsiasi somma erogata come rimborso spese forfettario <strong>concorre a formare il reddito<\/strong>. Ci\u00f2 vuol dire che il lavoratore pagher\u00e0 le tasse su queste somme come sul resto del reddito.<\/p>\n<p>Diversa la situazione per i rimborsi per<strong> trasferte extracomunali<\/strong>, che per legge <strong>non concorrono alla formazione del reddito<\/strong> del lavoratore fino all\u2019importo di:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>euro 46,48 al giorno per le trasferte extracomunali in Italia;<\/strong><\/li>\n<li><strong>euro 77,46 al giorno per le trasferte all\u2019estero.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Qualunque somma superi questi limiti verr\u00e0 tassata nella busta paga del dipendente. Mettiamo ad esempio che tu decida di fissare il rimborso spese forfettario a 50 euro per le trasferte extracomunali in Italia. Il dipendente che riceve il rimborso per un giorno di trasferta vedr\u00e0 tassati in busta paga solo 3,52 euro, ovvero la differenza tra quanto ricevuto (50 euro) e il limite legale (46,48 euro).<\/p>\n<p>Per quanto riguarda l\u2019azienda, invece, nel caso dei rimborsi forfettari la legge non prevede alcun limite massimo di deducibilit\u00e0. Non dovrai quindi pagare le tasse sull\u2019intero importo versato al dipendente come rimborso spese forfettario (50 euro, nell\u2019esempio precedente).<\/p>\n<h3>Il sistema di rimborso a pi\u00e8 di lista (o analitico)<\/h3>\n<p>Il rimborso a pi\u00e8 di lista \u00e8 il secondo sistema previsto dalla normativa per indennizzare le spese di trasferta dei dipendenti. A differenza di quanto previsto per il sistema forfettario, per avere questo rimborso <strong>il lavoratore dovr\u00e0 presentare una nota spese<\/strong>, ovvero la richiesta con i dati della trasferta e la documentazione fiscale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute. Ricorda che dovrai <strong>archiviare e conservare con cura questa documentazione<\/strong> per poterla esibire in caso di controlli fiscali.<\/p>\n<p>Dal punto di vista fiscale, questo tipo di rimborso \u00e8 molto conveniente per il lavoratore perch\u00e9 <strong>non concorre a formare il reddito<\/strong>, quindi non \u00e8 tassato in busta paga per le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio\u00a0e\u00a0trasporto e per le spese extra (come telefono, parcheggio) anche non documentate fino ad un importo massimo giornaliero di:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>15,49 euro per le trasferte extracomunali in Italia;<\/strong><\/li>\n<li><strong>25,82 euro per le trasferte all\u2019estero.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Mettiamo ad esempio che un lavoratore in trasferta in Italia abbia speso 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, pi\u00f9 50 euro di parcheggio. Dei 250 euro che ricever\u00e0 come rimborso solo 34,51\u202c dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa \u201culteriore\u201d meno il limite legale di 15,49 euro).<\/p>\n<p>Anche in questo caso per le trasferte nel territorio comunale, qualsiasi somma erogata concorre a formare il reddito ed \u00e8 quindi normalmente tassata in busta paga.<\/p>\n<p>Riguardo invece alla<strong> deducibilit\u00e0 del rimborso<\/strong> a pi\u00e8 di lista dal reddito di impresa, bisogna distinguere tra il rimborso di spese per vitto e alloggio e quelle per il trasporto:<\/p>\n<ul>\n<li>Le spese di <strong>vitto e alloggio sono deducibili:<\/strong>\n<ul>\n<li>nel limite di euro 180,76 (giornaliere) per trasferte extracomunali;<\/li>\n<li>nel limite di euro 258,23 (giornaliere) per trasferte all\u2019estero;<\/li>\n<li>nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Le spese sostenute per <strong>viaggio e trasporto<\/strong> sono invece<strong> totalmente deducibili<\/strong>, purch\u00e9 documentate<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Il sistema di rimborso misto<\/h3>\n<p>Il sistema misto <strong>unisce il rimborso a pi\u00e8 di lista con il rimborso spese forfettario<\/strong>: al lavoratore spetta sia il rimborso delle spese documentate di vitto, alloggio e trasporto, che un\u2019indennit\u00e0 di trasferta.<\/p>\n<p>In caso di rimborso misto, la <strong>tassazione<\/strong> per il lavoratore varia a seconda del tipo di spesa.<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019indennit\u00e0 di <strong>trasferta<\/strong> \u00e8 deducibile nei limiti di:\n<ul>\n<li><strong>46,48 euro<\/strong> al giorno per le <strong>trasferte extra comunali in Italia<\/strong> (77,46 euro per le trasferte all\u2019estero), se non \u00e8 previsto il rimborso di vitto e\/o alloggio.<\/li>\n<li><strong>30,99 euro<\/strong> giornalieri per le<strong> trasferte extra comunali<\/strong> (51,65 euro se all\u2019estero), se al dipendente \u00e8 rimborsato solo il vitto o solo l\u2019alloggio (il precedente limite \u00e8 quindi ridotto di un terzo)<\/li>\n<li><strong>15,49 euro<\/strong> giornalieri (25,82 euro per l\u2019estero), nel caso sia riconosciuto il rimborso spese sia per il vitto che per l\u2019alloggio (riduzione del limite di due terzi).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>i rimborsi spesa per <strong>vitto e alloggio<\/strong> sono interamente deducibili.<\/li>\n<li>i rimborsi spesa per <strong>viaggi e trasporti<\/strong> sono totalmente deducibili, purch\u00e9 le spese siano documentate.<\/li>\n<li>i rimborsi per eventuali <strong>ulteriori spese<\/strong> (parcheggio, telefono) vanno interamente tassati.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Poniamo il caso di un lavoratore che abbia speso, in una trasferta in Italia, 100 euro per vitto, 100 euro per il viaggio e 50 euro per il telefono e che riceva 100 euro di indennit\u00e0 di trasferta. In busta paga, gli unici importi tassati saranno i 50 euro di telefono (\u201cspese ulteriori\u201d) e 69,01 euro, ovvero il totale dell\u2019indennit\u00e0 ricevuta (100 euro) meno il limite di deducibilit\u00e0 (30,99 euro).<\/p>\n<p>Per le trasferte nel territorio comunale, il rimborso misto, come quello analitico e forfettario, concorre a formare il reddito ed \u00e8 quindi interamente tassato in busta paga.<\/p>\n<p>Per quanto riguarda l\u2019azienda, il regime fiscale applicato a questo sistema \u00e8 lo stesso del regime forfettario: non \u00e8 previsto alcun limite massimo di deducibilit\u00e0. L\u2019azienda quindi non pagher\u00e0 le tasse sull\u2019intero importo versato al dipendente come rimborso.<\/p>\n<blockquote><p>Leggi anche la guida al: <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/calcolo-rimborso-chilometrico\/\">Calcolo rimborso chilometrico<\/a><\/p><\/blockquote>\n<div class=\"post-tags2\"><a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/tag\/domustudio\/\"> Consigliati per Domustudio<\/a><a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/tag\/easyfatt\/\"> Consigliati per Easyfatt<\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Rimborso forfettario, misto e a pi\u00e8 di lista: una guida per le aziende sui tre tipi di rimborso spese dipendenti previsti dalla legge. <\/p>\n<div style=\"margin-bottom:35px\"><\/div>\n","protected":false},"author":56,"featured_media":18576,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"yasr_overall_rating":0,"yasr_post_is_review":"","yasr_auto_insert_disabled":"","yasr_review_type":"","footnotes":""},"categories":[157],"tags":[3,4],"class_list":["post-18564","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nota-spese-rimborsi","tag-domustudio","tag-easyfatt"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.8 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Rimborso spese dipendenti: una guida pratica | Danea Blog<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Rimborso forfettario, misto e a pi\u00e8 di lista: una guida per le aziende sui tre tipi di rimborso spese dipendenti previsti dalla legge. 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