{"id":18690,"date":"2023-01-23T06:00:35","date_gmt":"2023-01-23T05:00:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=18690"},"modified":"2023-01-31T12:31:41","modified_gmt":"2023-01-31T11:31:41","slug":"nota-spese-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/nota-spese-excel\/","title":{"rendered":"Nota spese su Excel: come si crea e quali sono i suoi limiti"},"content":{"rendered":"<p>Il lavoratore che ha effettuato un viaggio per motivi di lavoro ha diritto al <strong>rimborso delle<\/strong> <strong>spese sostenute<\/strong>.<\/p>\n<p>Per ottenerlo dovr\u00e0 compilare la <a href=\"\/blog\/nota-spese\/\"><strong>nota spese<\/strong><\/a> (un documento cartaceo o digitale, fornito dal datore di lavoro) e allegare, per ogni voce di spesa, una documentazione fiscale adeguata. Nei prossimi paragrafi approfondiremo uno dei pi\u00f9 diffusi strumenti per la <strong>realizzazione della nota spese<\/strong>: Microsoft Excel. Si tratta di un software versatile che pu\u00f2 agevolare la gestione delle spese di trasferta, ma che presenta anche limiti e problematiche da non sottovalutare.<\/p>\n<h3>Come fare una nota spese su Excel<\/h3>\n<p>La compilazione della nota spese \u00e8 un\u2019operazione molto importante:<strong> in caso di errori<\/strong> il lavoratore potrebbe non vedersi riconosciuti i rimborsi. <strong>Per l\u2019azienda invece<\/strong>, \u00e8 fondamentale predisporre una nota spese ben strutturata per evitare errori di compilazione da parte del dipendente o problemi nell\u2019archiviazione dei dati inseriti. Questi ultimi andranno conservati con cura, insieme alla documentazione fiscale fornita dal dipendente. Il fisco potrebbe infatti chiederti di esibire questi dati in un momento successivo.<\/p>\n<p>Puoi fare una nota spese Excel in due modi: o partendo da un file vuoto, oppure scaricando uno dei tanti modelli disponibili online.<\/p>\n<h4>1. Crea la nota spese da zero<\/h4>\n<p>Se decidi di creare una nota spese Excel partendo da un foglio vuoto, puoi personalizzarla secondo le tue preferenze. Baster\u00e0 aprire un nuovo foglio di calcolo e iniziare a inserire i campi che ritieni pi\u00f9 opportuni.<\/p>\n<p><strong>Ci sono per\u00f2 alcuni campi che non possono mancare<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>nome e cognome del dipendente;<\/li>\n<li>nome dell\u2019azienda;<\/li>\n<li>data della trasferta e di compilazione;<\/li>\n<li>voci di spesa (es: vitto, alloggio, trasporto, chilometri, telefono ecc.);<\/li>\n<li>importo per ogni voce di spesa e totale.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A questi puoi naturalmente aggiungere altri campi che ritieni utili: le modalit\u00e0 di pagamento, ad esempio, o il tipo di documentazione fiscale fornita dal lavoratore per ciascuna spesa.<\/p>\n<h4>2. Scarica un modello nota spese Excel<\/h4>\n<p><strong>Se invece non vuoi creare da zero la nota spese Excel <\/strong>della tua azienda<strong>,<\/strong> niente paura: online puoi facilmente trovare un modello che faccia al caso tuo. Ecco un fac simile scaricabile direttamente accedendo al programma e ricorrendo alla funzione \u201ccerca modelli online\u201d:<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/nota-spese-excel.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-18694\" src=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/nota-spese-excel-300x175.png\" alt=\"nota-spese-excel\" width=\"580\" height=\"338\" srcset=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/nota-spese-excel-300x175.png 300w, https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/nota-spese-excel.png 512w\" sizes=\"auto, (max-width: 580px) 100vw, 580px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Questo \u00e8 solo uno dei molti modelli scaricabili gratuitamente. Ti consigliamo di scegliere quello che si avvicina di pi\u00f9 alle tue necessit\u00e0 e personalizzarlo fin dall\u2019inizio: sempre meglio evitare di far circolare pi\u00f9 versioni.<\/p>\n<h3>Come compilare la nota spese Excel<\/h3>\n<p>Una volta che avrai impostato il modello con i campi che ritieni necessari, dovrai metterlo a disposizione dei dipendenti.<\/p>\n<p>A questo punto, seguiranno tre fasi:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La compilazione della nota spese:<\/strong> al rientro dalla trasferta il dipendente dovr\u00e0 inserire tutte le informazioni relative alle spese di cui chiede il rimborso.<\/li>\n<li><strong>La revisione:<\/strong> una volta compilata, la nota spese dovr\u00e0 essere revisionata dall\u2019azienda. Il datore di lavoro o un addetto alla revisione dovr\u00e0 verificare che gli importi inseriti corrispondano ai giustificativi forniti (scontrini, biglietti di viaggio ecc.) e che tutto sia in linea con le regole aziendali.<\/li>\n<li><strong>L\u2019archiviazione e il rimborso:<\/strong> infine, verificata la correttezza dei dati, nota spese e documentazione fiscale andranno consegnate al reparto contabile, che si occuper\u00e0 di archiviare il tutto e procedere con il rimborso al dipendente.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>I limiti della nota spese Excel e perch\u00e9 scegliere un software dedicato<\/h3>\n<p><strong>Utilizzare Excel<\/strong> per la gestione della nota spese \u00e8 sicuramente una soluzione migliore rispetto al vecchio metodo carta e penna, <strong>ma si pu\u00f2 fare di meglio!<\/strong><\/p>\n<a class=\"cta-container\" data-click-cta=\"dic-01\" href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/?utm_source=danea&utm_medium=banner&utm_campaign=danea-blog-articoli-hr\"><div style=\"background-color: #0052cc; color: #fff; margin: 1em 0;\">\r\n  <div class=\"row\" style=\"padding: 1em;\">\r\n    <div class=\"col-md-6\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/img-banner-blog-dic.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"padding-top: 1em\">\r\n    <\/div>\r\n    <div class=\"col-md-6\" style=\"padding-right: 0.8em; padding-left: 0.5em;\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" width=\"150\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/logo-dic-orizzontale-2024.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"margin-top: 5px; margin-bottom:5px\">\r\n      <br>\r\n      <p><span style=\"font-size: 17px\">\r\n        Gestire i dipendenti \u00e8 facile, basta usare lo strumento giusto!<\/span>\r\n      <br>\r\n       <span style=\"font-size: 15px\">\r\n       Presenze, piani ferie, note spese... e molto altro!<\/span>\r\n      <\/p>\r\n      <div>\r\n        <span class=\"btn btn-banner-green\">\r\n          PROVALO GRATIS ORA <i class=\"fa-solid fa-arrow-right\"><\/i>\r\n        <\/span>\r\n      <\/div>\r\n    <\/div>\r\n  <\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/a>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La nota spese su Excel infatti \u00e8 ad <strong>alto rischio di errore<\/strong>. Basta poco per modificare accidentalmente le formule e il file e quindi compromettere i dati. <\/span><\/p>\n<p>Inoltre la presentazione, approvazione e registrazione della nota spese in Excel spesso richiede lo scambio di <strong>numerose email<\/strong> tra dipendente, amministrazione, commercialista e consulente del lavoro: una confusione che provoca errori e fa sprecare molto tempo.<\/p>\n<p><em><strong>E allora, qual \u00e8 la soluzione ideale?<\/strong><\/em><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Senza dubbio il software dedicato<\/strong>, come <\/span><a href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/?utm_source=danea&amp;utm_medium=link-testuale&amp;utm_campaign=danea-blog-articoli-hr&amp;utm_content=nota-spese-excel\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dipendenti in Cloud<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00e8 pensato proprio per facilitare il lavoro di compilazione e revisione della nota spese e ha un costo accessibile. Ma non solo. Ecco alcuni dei principali vantaggi che otterrai scegliendo un software dedicato:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gestione contabile pi\u00f9 organizzata.\u00a0\u00a0<\/strong><br \/>\nUn software nota spese ti permette di inserire le spese direttamente, suddividendole per categoria (vitto, alloggio, spostamenti ecc.). Non dovrai pi\u00f9 ordinare scontrini e giustificativi: tutte le spese saranno gi\u00e0 caricate in maniera ordinata e categorizzata.<br \/>\nIn questo modo, la gestione contabile della tua azienda sar\u00e0 pi\u00f9 semplice e meglio organizzata e risparmierai tempo (quindi denaro), riducendo gli errori inevitabili nella registrazione manuale dei giustificativi.<\/li>\n<li><strong>Rapidit\u00e0 di consultazione della documentazione fiscale.\u00a0<\/strong><br \/>\nSe la gestione della nota spese avviene con un software dedicato, i <a href=\"\/blog\/note-spese-giustificativi-conservazione\/\">giustificativi<\/a> vengono allegati in copia digitale ad ogni singola nota spese. Questo velocizza moltissimo il lavoro di controllo e consultazione della documentazione fiscale dell\u2019amministrazione.<\/li>\n<li><strong>Pi\u00f9 controllo sulle spese.<\/strong><br \/>\nI software per la gestione della nota spese consentono, grazie alle app per smartphone, di caricare ricevute e fatture in maniera semplice e rapida. I tuoi dipendenti potranno quindi compilare le note spese in tempo reale anche mentre sono in trasferta. Questo ti permetter\u00e0 di avere un controllo pi\u00f9 immediato sui costi aziendali e, di conseguenza, una gestione pi\u00f9 attenta delle tue risorse.<\/li>\n<li><strong>Minor rischio di errori.<\/strong><br \/>\nCon il software dedicato gestirai ci\u00f2 che riguarda le note spese, dal caricamento dei giustificativi alle richieste di <a href=\"\/blog\/calcolo-rimborso-chilometrico\/\">rimborso chilometrico<\/a>, dai calcoli alle comunicazioni. Ti libererai finalmente delle decine di e-mail sui rimborsi che causano confusione ed errori e che ti portano via tempo prezioso. Scegliendo un software nota spese, potrai gestire l&#8217;intero ciclo in modo pratico, veloce e sicuro con un unico strumento.<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La<\/span><a href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/funzionalita\/nota-spese\/?utm_source=danea&amp;utm_medium=link-testuale&amp;utm_campaign=danea-blog-articoli-hr&amp;utm_content=nota-spese-excel\"><span style=\"font-weight: 400;\"> gestione delle note spese con Dipendenti in Cloud <\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">consente a collaboratori e dipendenti di inserire rapidamente tutti i dati e di digitalizzare le ricevute; l\u2019amministrazione potr\u00e0 poi visualizzare e aggiornare lo stato della nota spesa semplicemente accedendo alla piattaforma. Il tutto \u00e8 reso ancora pi\u00f9 efficiente dalle altre numerose funzionalit\u00e0, tutte connesse tra loro. Un investimento economicamente accessibile che alla lunga pu\u00f2 rivelarsi decisamente conveniente per la tua azienda.<\/span><\/p>\n<div class=\"post-tags2\"><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gestire la nota spese su Excel \u00e8 economico, ma ti espone facilmente a degli errori. Vediamo come crearla, quali sono i suoi limiti e come superarli.<\/p>\n<div style=\"margin-bottom:35px\"><\/div>\n","protected":false},"author":56,"featured_media":18698,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"yasr_overall_rating":0,"yasr_post_is_review":"","yasr_auto_insert_disabled":"","yasr_review_type":"","footnotes":""},"categories":[139,157],"tags":[],"class_list":["post-18690","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestione-dipendenti","category-nota-spese-rimborsi"],"yasr_visitor_votes":{"stars_attributes":{"read_only":false,"span_bottom":false},"number_of_votes":1,"sum_votes":5},"wps_subtitle":"Gestire la nota spese aziendale su Excel \u00e8 economico, ma ti espone facilmente a degli errori. 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